Meetings leiten? Gar kein Problem! – Mit 10 Tipps zum erfolgreichen Meeting!
Meetings sind aus dem Betriebsalltag gar nicht mehr wegzudenken. Sie sollen helfen gemeinsame Ziele zu formulieren, Fortschritte zu protokollieren und notwendige Änderungen vorzunehmen. Oftmals sind es die erfolgreichen Meetings und die damit verbundene Zusammenarbeit der Mitarbeiter, die einen Betrieb zum Erfolg führen.
Doch nicht immer laufen Meetings, wie sie eigentlich sollen. Langeweile, Desinteresse, schlechte Vorbereitung oder irreführende Diskussionen können ein Meeting zur ergebnislosen Zeitvergeudung werden lassen. Danach sind sowohl der Leiter, als auch die Mitarbeiter frustriert und genervt.
Doch das muss nicht so sein! Mit den folgenden Tipps und Tricks lernen Sie, ein Meeting erfolgversprechend zu führen.
1. Ziele setzen!
Für ein Meeting ist es sehr wichtig, dass Sie sich im Vornherein Gedanken darüber machen, welche Themen Sie ansprechen wollen und auf welche Ziele das Gespräch hinauslaufen soll. Dadurch haben Sie eine Struktur, an der Sie sich orientieren können. Sie können jetzt abschweifende Argumente leichter erkennen und dadurch entstehende Diskussionen, die in eine falsche Richtung laufen, direkt am Ansatz abbrechen. Ihr Meeting wird effektiver und zielorientierter.
2. Mitarbeiter rechtzeitig informieren!
Viele Meetings scheitern bereits daran, dass die Mitarbeiter nicht rechtzeitig von dem Meeting informiert wurden. Dadurch war es ihnen nicht möglich sich über die Themen zu informieren und Sachverhalte zu recherchieren. Es fehlte dann im Meeting an Informationsgehalt und kreativen Ideen. Kündigen Sie daher geplante Meetings rechtzeitig an.
3. Nur wirklich benötigte Personen einladen!
Bei einem Meeting kommt es auf eine effektive Arbeitsweise an. Sind zu viele Personen eingeladen, dann erhöht sich die Gefahr vom eigentlichen Thema abzuschweifen und den wirklich beteiligten Personen wird die Redezeit verkürzt. Achten Sie also darauf nur die Personen einzuladen, die direkt von dem Meeting betroffen sind.
4. Zeit Limit setzen!
Ein Zeit Limit kann sich sehr positiv auf ein Meeting auswirken. Durch die zeitliche Begrenzung müssen sich die beteiligten Personen vor einem Beitrag überlegen, ob dieser auch für die Diskussion von Nutzen ist. Es werden überflüssige Bemerkungen und Diskussionsansätze vermieden.
5. Tagesordnungspunkte für alle Teilnehmer sichtbar machen!
Damit die Teilnehmer von sich aus nicht zu sehr vom Thema abschweifen ist es wichtig, dass sie die Tagesordnungspunkte immer vor Augen haben. Sie können dazu die zu besprechenden Punkte als Kopie austeilen oder auf einer Flipchart notieren.
6. Auf passende Darstellungsformen achten!
Für die Teilnehmer ist auch die Art der Darstellung sehr wichtig. Wird das ganze Meeting in referierender Form gehalten, dann ist es meistens sehr ermüdend für alle Beteiligten. Eine zu geringe Mediennutzung kann gleichzeitig zu Strukturverlust im Gespräch führen. Überlegen Sie sich also, was Sie darstellen wollen und welche Form der Darstellung sich dafür am besten eignet. So ist für eine Informationsveranstaltung oder Verlaufsanalyse eine PowerPoint-Präsentation sehr gut geeignet. Wollen Sie jedoch gemeinsame Ziele formulieren, dann empfiehlt es sich diese Ergebnisse an einer Flipchart festzuhalten.
7. Konflikte vermeiden!
Als Leiter einer Diskussion sind Sie dafür verantwortlich, dass diese Diskussion auf der sachlichen Ebene bleibt. Unterbrechen Sie beleidigende oder konfliktfördernde Beiträge und sorgen Sie für Respekt und Freundlichkeit zu jeder Zeit des Gespräches nicht außer Acht gelassen werden.
8. Protokolle gemeinsam führen!
Um nach dem Meeting die besprochenen Punkte weiter verfolgen zu können, muss ein Protokoll geführt werden. Wird ein einzelner dazu aufgefordert sich um dieses Protokoll zu kümmern, dann wird dieses meist entweder zu überladen oder zu lückenhaft. Besser ist es, dieses Protokoll von einer Person an einer Flipchart führen zu lassen. Dann können alle Teilnehmer an diesem Protokoll teilhaben und es gegebenenfalls ergänzen oder überflüssige Notizen streichen.
9. Nicht für jede Kleinigkeit Meetings einberufen!
Achten Sie darauf, dass Sie unnötige Meetings vermeiden. Zum Teil ist es produktiver direkt mit einzelnen Leuten Probleme oder Zielsetzungen anzusprechen. Sind Meetings für Ihre Mitarbeiter fast an der Tagesordnung lässt deren Interesse und Beteiligung stark nach, Ihre Meetings werden kontraproduktiv.
10. Gerne auch einmal „Danke“ sagen!
Um Ihre Mitarbeiter gleich für das nächste Meeting zu motivieren hilft es oft, wenn Sie sich nach einem Meeting bei allen Teilnehmern bedanken. Diese haben dann das Gefühl, dass Ihr Einsatz geschätzt wird und breiten sich auch dementsprechend auf das nächste Meeting vor.
Sie sehen also: Ein erfolgreiches Meeting zu führen ist gar nicht so schwer! Mit 10 einfachen kleinen Tipps kann auch Ihr Meeting einen großen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens leisten.